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Dokumente suchen
Typ
Drücken Sie auf das Icon Dokumente auf der linken Menüleiste. Es öffnet sich ein Auswahlfenster.
Hier können diverse Funktionen ausgewählt werde. Unter dem Oberbegriff Typ finden Sie verschiedene Dokumentenarten.
Dokumente werden der Firma bzw. den Kontakten zugeordnet. Sie können sowohl einzeln erstellt als auch in diversen Vorgängen (Posteingang synchronisieren, E-Mail versenden usw.) automatisch gespeichert werden.
Dokumententypen im CRM-System:
Aktivität | Eintragungen über Telefonate, Telefaxe, Emails, Briefe |
| Dokument | Oberbegriff aller Dokumententypen; es wird an dieser Stelle in allen Typen nach dem Suchbegriff gesucht |
Notiz | Einzelne Notizen (z. B. ASS, Beschwerde, Bestellung, Messe, Nachfassen, Reparatur, Support) können eingetragen werden; bei Serienbriefen, E-Mails usw. aus Gruppen wird eine Notiz automatisch hinterlegt |
Termin | Terminplanungen oder Notizen zu einem vorangegangenen Termin (Anruf, Kundenbesuch, Gesprächstermin, Telefonkonferenz o.ä.) |
Vertrag | Vertragsinformationen können unter Angabe der Laufzeit angelegt werden |
Zusätzliche Dokumententypen im ERP-System:
| Hier werden sowohl Ausgangs- als auch Eingangsmails (siehe G.6.4 Posteingang synchronisieren) separat gespeichert | |
Korrespondenz | Hier kann spezieller Schriftverkehr (z. B. Informationen über Umfirmierung, Umzug, Änderungen der Liefer- oder Rechnungsanschriften usw.) gespeichert werden. Briefe können in gescannter Form als PDF hinterlegt werden. |
Potential | Dient der Integration von Angebotsdaten aus ehemaligem CRM-/ERP-System |
Info: Für alle Dokumententypen kann bei der Anlage auch eine Wiedervorlage erstellt werden.
Suchmethode
Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Suche unter Verwendung der Textfelder „Suchbegriff“ und „Adressat“ wie folgt zu spezifizieren:
Suchbegriff | Suche nach genauem Dokumentennamen, auch die Eingabe von nur einigen Buchstaben ist ausreichend (z. B. Leih = Leihgabe) |
Bestandteil | Suche eines Wortes innerhalb des Suchbegriffs |
Ähnlich | Suche ähnlicher Dokumentennamen |
Ablage | Suche innerhalb aller archivierten Dokumente |
Alle | Suche nach allen Dokumenten eines Typs ohne Textfeld-Eingrenzung |
Beispiel einer Dokumentensuche unter Verwendung aller Textfelder:
Befehlsschaltflächen
OK | Suche starten (Alt + O) |
Neu | Neuanlage eines Dokuments (Alt + N) |
SQL | Abfrage direkt in der Datenbank (nur durch geschultes Personal möglich) (Alt + S) |
Abbrechen | Abbruch des aktuellen Vorgangs (Alt + b) |
Letzte Suche | Wiederherstellung der zuletzt eingegebenen Daten (Alt + z) |
Meine Dokumente | Suche nur innerhalb der selbst angelegten Dokumente (Alt + m) |
eigene Organisation | Wenn mehrere Mandanten (Organisationen) über AIM bearbeitet werden, ist hier die Sucheinschränkung auf die aktive Organisation möglich |
Dokumente manuell anlegen
Anlegen im Modul Dokumente
Drücken Sie den Button Dokumente auf der linken Symbolleiste oder wählen Sie in der Menüleiste Objekte / Dokumente. Es öffnet sich das Dokumentensuchfenster. Wählen Sie einen Dokumententyp (in unserem Beispiel „Vertrag“) und drücken sie Neu (Alt + N).
AIM fragt Sie nun automatisch nach dem Adressaten, dem das Dokument zugeordnet werden soll. Wir wählen im Beispiel Herrn Peter Muster und bestätigen mit OK (Alt + O).
Es erscheint eine Auswahlliste in der Sie nochmals die richtige Adresse auswählen und mit Adressat OK (Alt + O) bestätigen. Eventuell ähnlich lautende Adressen werden ebenfalls aufgelistet.
Es öffnet sich das Eingabefenster; in unserem Beispiel die Vorlage Vertrag:
Suche | Suchbegriff, welcher auch standardisiert in der Suchfunktion herangezogen wird |
| Ablage | Hinweis für Herr Riedel: wozu ist dieses Feld? |
Betreff | Ausführlichere Beschreibung des Suchbegriffs |
Memo | Weitere Notizen und Informationen zum Dokument |
Art | Es können Mandantenspezifische Vertragsarten hinterlegt werden. Im dargestellten Fenster sind lediglich Beispiele dargestellt |
Beginn | Beginn des Vertrages |
Ende | Ende der Vertragslaufzeit |
Beispiel eines ausgefüllten Vertragsdokuments
Nach dem Ausfüllen schließen Sie den Vorgang durch Drücken des Button Speichern (Alt + P) ab.
Info: Für das Dokument kann auch eine Wiedervorlage – ob zur Verfolgbarkeit der Vertragslaufzeit oder z. B. zum Nachfassen – angelegt werden. Drücken Sie auf den Button Wiedervorlage (Alt + W):
Über die Datums- und Uhrzeitfunktionen kann das Wiedervorlage im oberen Bereich festgelegt werden. Bestätigen Sie mit dem Button Speichern (Alt + P). Es schließt sich das Wiedervorlagefenster.
Schließen Sie das Dokumentenfenster nun durch Drücken des Button Speichern (Alt + P) ab.
Anlegen im Adressaten
Öffnen Sie das Suchfenster der Adressatensuche indem Sie links auf das Modul Adressaten drücken oder in der Menüleiste Objekte / Adressaten (F8) wählen.
Wir wählen in unserem Beispiel wieder den Kontakt Herrn Peter Muster und drücken OK (Alt + O):
Es erscheint die Auswahlliste. Sie können die Dokumente sowohl im geöffneten als auch geschlossenen Zustand des ausgewählten Adressaten einsehen.
Drücken Sie hierzu auf den Button Dokumente in der oberen Symbolleiste oder wählen Sie in der Menüleiste Adressat / Dokumente (F7).
Es öffnet sich die Übersicht der zugeordneten Dokumente:
Wählen Sie nun den Reiter der anzulegenden Dokumentenart und drücken Sie den Button Einfügen in der oberen Symbolleiste oder wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten / Datensatz einfügen (Ctrl + Ins).
Es öffnet sich das Eingabefenster; in unserem Beispiel die Vorlage Termin:
Fahren Sie nun mit Ihren Eintragungen fort wie unter Punkt Anlegen im Modul „Dokumente“ beschrieben.