Kapitel 6 – Serien-E-Mail

Serien-E-Mail erstellen

Drücken Sie auf den Button Serien-E-Mail auf der linken Menüleiste oder starten Sie das Modul über das Menü Extras / Serien E-Mail. Es öffnet sich das Auswahlfenster der Gruppensuche. Wir wählen unsere Beispiel-Gruppe ELEKTRO_NORD und bestätigen die Suche mit OK (Alt + O).

Es öffnet sich die Ergebnisliste. Öffnen Sie unsere Beispielgruppe durch Doppelklick, die F6-Taste, den Button Öffnen in der oberen Symbolleiste oder im Menü unter Datei / Öffnen.

Es öffnet sich direkt das E-Mail-Fenster wie bereits im Kapitel Adressaten unter Punkt Varianten und Zweigstellen beschrieben:

Beim E-Mail Versand an eine große Empfängergruppe, haben Sie die Möglichkeit, die Empfänger zu bündeln. Es werden dann immer max. 60 E-Mail-Adressen zusammengefasst. Bei nicht personalisierten Serien-E-Mails können Sie einstellen, ob das E-Mail als bcc versendet werden soll. Dadurch sehen die Empfänger nicht die anderen Empfänger in der Liste.

Wie Sie im E-Mail-Kopf (besser vielleicht: an den E-Mail Reitern) erkennen können, wurde in unserem Beispiel die Empfängerliste in zwei Gruppen aufgeteilt:

Somit ist es möglich, an sechs Empfängeradressen aus der gewählten Gruppe eine Serien E-Mail zu versenden. Bei zwei Empfängeradressen ist keine E-Mail-Adresse vorhanden.

Um sicher zu stellen, dass auch diese Adressaten bei der Mailingaktion Berücksichtigung finden, wechseln Sie bitte auf den Reiter Empfänger ohne E-Mailadresse.

Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Liste der unbearbeiteten Adressaten zu drucken oder ggf. eine Steuerdatei wie im ersten Teil des Kapitels Listen zu erstellen, um die Adressaten dann per Serienbrief oder Fax zu informieren.

Weitere Informationen zur Gestaltung der Serien-E-Mail entnehmen Sie bitte dem Punkt Varianten und Zweigstellen im Kapitel Adressaten.

Zusatzfunktionen bei Gruppen mit Anmeldefunktionen (Messen, Sitzungen und Veranstaltungen)

Bei Serien-E-Mails für Gruppen mit Anmeldefunktion (Messe-, Sitzungs- und Veranstaltungsgruppen) haben Sie eine weitere Auswahlmöglichkeit, welche Adressaten Sie anschreiben möchten:

• Alle Adressaten der Gruppe
• Alle Adressaten ohne Rückmeldung (z.B. ohne Reaktion auf die Einladung)
• Alle Adressaten, von denen eine Teilnahmezusage erfolgte
• Alle Adressaten, welche eine Absage erteilt haben
• Alle Adressaten, welche tatsächlich teilgenommen haben

Wenn Sie die Gruppenpflege entsprechend durchgeführt haben, sehen Sie die Veränderungen der Empfängeranzahl beim Wechsel zwischen den Adressatentypen:

Empfängerlisten bei Auswahl „alle“

Empfängerliste bei Auswahl „mit Zusage“

Dies ermöglicht Ihnen die Ausführung von verschiedenen Aktionen und Reaktionen, wie z. B. die erste Einladung an die Teilnehmer, ein Erinnerungsschreiben mit Anmeldefrist, ein Dankschreiben nach der Aktion.

Platzhalter

Nachfolgende Platzhalter können – ähnlich wie bei einem Serienbrief – in das Serien-E-Mail eingearbeitet werden. Dies ermöglicht Ihnen z. B. die Integration der Adressdaten des Empfängers in die E-Mail oder die Vorbereitung von Signaturen mit Empfänger- und Benutzerdaten.

Empfängerdaten

• <<ZEILE1>>
• <<ZEILE2>>
• <<ZEILE3>>
• <<ZEILE4>>
• <<ZEILE5>>
• <<ZEILE6>>
• <<ZEILE7>>
• <<ZEILE8>>
• <<ZEILE9>>
• <<ANREDE>>
• <<ANSPRACHE>>
• <<KURZNAME>>
• <<TELEFON>>
• <<TELEFAX>>
• <<EMAIL>>
• <<TELEFON_NUM>>
• <<TELEFAX_NUM>>
• <<IDENTIFIKATION>>
• <<INTERNET>>
• <<NAME1>>
• <<NAME2>>
• <<NAME3>>
• <<FIRMEN_KURZNAME>>
• <<ERFASST_AM>>
• <<GEAENDERT_AM>>
• <<NACHNAME>>
• <<VORNAME>>
• <<TITEL>>
• <<MITTELNAME>>
• <<FUNKTION>>
• <<GEBURTSDATUM>>
• <<STRASSE>>
• <<LAGE>>
• <<PLZ>>
• <<POSTFACH>>
• <<ORT>>
• <<PLZ_STRASSE>>
• <<ORT_STRASSE>>
• <<PLZ_POSTFACH>>
• <<ORT_POSTFACH>>
• <<PLZ_GROSSKUNDE>>
• <<ORTSTEIL>>“
• <<REGION>>
• <<BEZIRK>>
• <<PROVINZ>>
• <<LAND>>
• <<ANREDE2>>
• <<SUCHE>>
• <<TELEFON_FIRMA>>
• <<TELEFAX_FIRMA>>
• <<MAIL_FIRMA>>
• <<ABTEILUNG>>
• <<MOBIL_TELEFON>>
• <<DATUM>>

Benutzerdaten (nur anwendbar, wenn eindeutig)

• <<USERNAME>>
• <<USER_TELEFON>>
• <<USER_TELEFAX>>
• <<USER_EMAIL>>

Mandantendaten

• <<ABSENDER_NAME>>
• <<ABSENDER_STRASSE>>
• <<ABSENDER_ORT>>
• <<ABSENDER_TELEFON>>
• <<ABSENDER_TELEFAX>>

Beispiel für eine vorgefertigte Signatur: